De ce sunt importante controalele in orice firma? Care e beneficiul adus de un mediu de contol eficient activitatii companiei?
Raspunsul la aceste intrebari se invarte in jurul protectiei afacerii, protectia activitatii firmei si continuarea activitatii intr-un mod eficient si sigur. Prin controalele de baza implementate in firma, managementul are control asupra principalelor amenintari la adresa activitatii, profitului si disponibilitatilor de numerar.
Dar hai sa stabilim care sunt principalele controale care sunt de dorit sa fie prezente in firme. Exista cateva controale care dau confort managementului ca activitatea desfasurata in cadrul companiei este supravegheata, exista control si nu sunt derapaje semnificative.
5 Tipuri de controale interne care nu trebuie sa lipseasca din firma dumneavoastra sunt:
1. Controale de guvernanță și aprobare adica (1) delegarea autorității prin matrice de aprobare formala, existenta limitelor de aprobare pentru achizitii, contractare si plati precum si (2) separarea atributiilor care se refera la faptul ca persoana care solicita nu este aceasi cu persoana care aproba, spre exemplu in cadrul platilor efectuate, persoana care introduce platile in sistemul de plata este diferita de persoana care aproba efectuarea platilor.
2. Controale financiare includ (1) reconcilierea lunara a conturilor: banci, casa, clienti, furnizori, (2) revizuirea lunara a raportarilor financiare: balanta, cont de profit si pierdere, indicatori financiari si cash flow. (3) Auditul financiar e un control care da certificarea faptului ca situatiile financiare nu contin denaturari semnificative, adica sunt credibile.
3. Controale asupra platilor efectuate de companie. Aici e principiul segregarii atributiunilor adica in pentru prevenirea platilor eronate si frauduloase se doreste ca angajatul care pregateste/initiaza o plata nu este acelasi ca si persoana care verifica si aproba plata. Tot aici se pot incadra si reducerea fraudelor cu parteneri fictivi prin verificarea datelor partenerilor precum: CUI valid, cont bancar valid si beneficiar real verificat.
4. Controale privind achizițiile includ existenta a cel putin 3 oferte de la furnizori pentru achizitiile semnificative precum si aprobarea contractelor inainte de semnare reduce riscurile juridice si comerciale.
5. Controale asupra veniturilor prin aprobarea discounturilor care protejeaza marja de profit si reconcilierea facturilor cu livrarile care asigura ca toate veniturile sunt facturate.
Alte categorii de controale importante care merita mentionate si sunt foarte importante sunt pe partea de conformitate, controale IT, resurse umane, stocuri si imobilizari.
Controalele mentionate mai sus acoperă majoritatea riscurilor financiare, operaționale și de conformitate întâlnite în companiile medii din România și reprezintă exact tipul de controale pe care auditorii financiari și auditorii interni le testează cel mai frecvent datorita importantei lor in desfasurarea activitatii. Aceste controale aduc beneficii reale protejand activitatea companiilor prin identificarea si prevenirea riscurilor si fraudelor.