Se justifică toate aceste sute de ore de muncă doar pentru un raport de audit?
Este o întrebare legitimă.
La finalul unei misiuni de audit, compania primește un raport de audit in care e mentionata opinia asupra situatiilor financiare. De multe ori, acesta este documentul care trebuie atașat situațiilor financiare sau pus la dispoziția autorităților, acționarilor, băncilor sau altor utilizatori.
Raportul poate avea câteva pagini.
În schimb, procesul din spatele lui însemna sute de ore de muncă. Nu zeci de ore, ci sute de ore de munca…
Și atunci apare întrebarea: unde este valoarea tuturor acestor ore?
Răspunsul nu este doar în raportul final. Raportul este doar partea vizibilă. Un raport de audit nu apare pur și simplu la finalul exercițiului financiar. Înainte de opinia finală există un proces. Auditorul trebuie să înțeleagă activitatea companiei, să identifice zonele relevante și riscurile, să efectueze proceduri, să analizeze documente, tranzacții și solduri, să solicite explicații și să obțină suficiente dovezi pentru fundamentarea concluziilor.
O mare parte din această muncă nu se vede în raportul final. Este ca atunci când primești rezultatele analizelor medicale anuale sau radiografia anuala. Pe foaia finală vezi câteva valori și concluzii. Nu vezi însă pregătirea, recoltarea, procesarea probelor, testele efectuate, verificările și eventualele reanalizări. Dar faptul că nu vezi toate aceste etape nu înseamnă că ele nu au fost necesare.
Uneori, cele mai utile lucruri care rezulta din procesul de audit nu apar în opinia de audit. O companie poate primi o opinie fără rezerve și, în același timp, să existe aspecte care merită îmbunătățite. Poate exista o procedură care funcționează doar pentru că o anumită persoană „știe cum se face”. Poate exista o documentare care este suficientă astăzi, dar care nu va mai funcționa atunci când volumul de activitate se dublează. Poate exista un proces de aprobare care funcționează informal, dar care nu este documentat. Poate exista o creanță restantă de prea mult timp, un proiect a cărui marjă nu este monitorizată suficient sau un activ pentru care documentația nu este completă. Aceste aspecte nu înseamnă automat că situațiile financiare sunt denaturate.
Dar merită întrebarea: „Dacă știm acum că există această vulnerabilitate, ce facem cu informația?”
Aici poate începe valoarea suplimentară a auditului. Raportul de audit poate fi arhivat. Observațiile pot fi folosite. Recomandarile pot fi implementate pentru a imbunatati procese sau a reduce munca inutila.
Imaginați-vă că vă faceți anual analizele medicale sau radiografia anuala. Primiți rezultatele. Unele valori sunt în limite. Altele vă atrag atenția. Poate medicul vă recomandă să urmăriți un anumit indicator sau să faceți o schimbare.
Ce faceți?
Puneți rezultatul într-un dosar și îl scoateți anul următor doar pentru a compara datele? Sau încercați să înțelegeți ce vă spune si urmati recomandarile lui?
Auditul poate fi privit în mod similar. Nu toate observațiile necesită măsuri imediate. Nu toate reprezintă probleme semnificative. Nu toate vor avea impact financiar. Dar unele pot indica o vulnerabilitate înainte ca aceasta să devină o problemă. Iar diferența dintre o companie care folosește auditul doar pentru conformare și una care îl folosește și ca sursă de informații poate sta în ceea ce se întâmplă după primirea raportului.
Poate întrebarea corectă nu este „Ce opinie am primit in raportul de audit?” Poate ar trebui să întrebăm:
–> Ce am aflat în timpul auditului? sau
–> Ce procese au nevoie de mai multă claritate? ori
–> Ce controale depind prea mult de oameni și prea puțin de proceduri? sau
–> Ce informații ne lipsesc pentru a lua decizii mai bune?
–> Ce risc identificat astăzi ar putea deveni o problemă peste doi sau trei ani?
–> Ce recomandări merită implementate și care pot fi monitorizate ulterior?
Auditul nu este management consulting. Auditorul nu conduce compania și nu poate lua decizii în locul managementului.Dar el ofera o perspectivă independentă poate ridica întrebări pe care, în ritmul activității de zi cu zi, compania nu mai are timp să și le pună.
In concluzie: Da, raportul de audit este rezultatul oficial și vizibil al misiunii.
Dar poate fi o greșeală să considerăm că este singurul rezultat. În spatele câtorva pagini de raport există un proces complex de analiză, documentare și evaluare.
Întrebarea nu este doar dacă „merită” sutele de ore necesare pentru realizarea auditului. Întrebarea este:Dacă o echipă independentă a analizat anumite aspecte ale activității și a identificat observații relevante, de ce să folosim această informație doar pentru a bifa o cerință legală?
Un raport de audit poate rămâne într-un dosar. O observație discutată, analizată și transformată într-o acțiune poate avea o utilitate care continuă mult după încheierea misiunii.
Voi cum utilizați rezultatele auditului?
Le păstrați pentru momentul în care trebuie prezentate autorităților sau vă uitați și la ce puteți îmbunătăți înainte de următorul audit?.